SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

I.MENGENAL SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

PROSES BISNIS DAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

            Proses bisnis (business process) adalah urutan aktivitas yang dilakukan oleh suatu bisnis untuk memperoleh, menghasilkan serta menjual barang dan jasa.

Para akuntan memanfaatkan proses  bisnis perusahaan dalam bentuk siklus transaksi. Siklus transaksi (transaction cycles) merupakan pengelompokan kejadian-kejadian terkait yang pada umumnya terjadi dalam suatu urutan tertentu.

Terdapat tiga siklus transaksi utama:

1.      Siklus pemerolehan/pembelian adalah proses pembelian dan pembayaran untuk barang-barang atau jasa.

2.      Siklus konversi adalah proses mengubah sumber daya yang diperoleh menjadi barang-barang dan jasa

3.      Siklus pendapatan adalah proses menyediakan barang atau jasa untuk para pelanggan dan menagih uangnnya.

Sistem informasi akutansi SIA dapat dipandang sebagai bagian dari SIM organisasi atau sistem informasi manajemen. Sistem informasi manajemen adalah sistem yang menangkap data tentang suatu organisasi, menyimpan dan memelihara data, serta menyediakan informasi yang berguna bagi manajemen. SIM menyediakan informasi untuk fungsi fungsi seperti produksi, pemasaran, sumber daya manusia serta akutansi dan keuangan.

SIA dalam hal empat dimensi: 1.Lingkup SIA 2.Pemakaian informasi yang disediakan oleh SIA 3.Karakteristik peranti lunak akutansi  dan 4.Peran akuntan dalam kaitannya dengan SIA. Berikut penjelasannya.

Lingkup sistem informasi akuntansi

Sistem informasi akuntansi adalah suatu subsistem dari sim yang menyediakan informasi akuntansi dan keuangan, juga informasi lain yang diperoleh dari pengelolahan rutin atas transaksi akuntansi. SIA menelusuri sejumlah besar informasi mengenai pesanan penjualan, penjualan barang, pembayaran gaji dan jam kerja.

Penggunaan sistem informasi akuntansi

Pada bagian ini menjelaskan apa yang dikerjakan oleh SIA dan memberikan 5 macam penggunaan informasi akuntansi.

1.      Membuat laporan eksternal

Perusahaan menggunakan SIA untuk menghasilkan laporan untuk memenuhi kebutuhan informasi dari para investor, kreditor, dinas pajak, badan-badan pemerintah dan yang lain.

Laporan nya berupa laporan keuangan , SPT pajak dan laporan yang diperlukan oleh badan-badan pemerintah yang mengatur perusahaan dalam industri perbankan dan utulitas.

2.      Mendukung aktivitas rutin

Para manajer memerlukan satu sistme informasi akuntansi untuk menangani aktivitas operasi rutin sepanjang siklus operasi perusahaan itu. Contohnya menerima pesanan pelanggan, dan menagih kas kepelanggan, teknologi lain sperti scanner untuk memindai kode produk, menigkatkan efisiensi dari proses bisnis.

3.      Mendukung pengambilan keputusan

Informasi juga diperlukan untuk mendukung pengambilan keputusan yang tidak rutin pada semua tingkat dari suatu organisasi. Contoh nya antara lain mengetahui produk produk yang penjualan nya  bagus dan pelanggan mana yang paling banyak melakukan pembelian.

4.      Perencanaan dan pengendalian

Sistem informasi diperlukan untuk aktifitas perencanaan dan pengendalian. Informasi mengenai anggaran dan biaya standar disimpan oleh sistem informasi dan laporan dirancang untuk membandingkan angka anggaran dengan jumlah aktual.

5.      Menerapkan pengendalian internal

Pengendalian internal mencangkup kebijakan-kebijakan, prosedur prosedur, dan sistem informasi yang digunakan untuk melindungi aset-aset perusahaan dari kerugian atau korupsi, dan untuk memelihara keakuratan data keuangan. Contoh nya suatu sistem informasi dapat menggunakan kata sandi password untuk mencegah individu lain memiliki akses keformat data entri dan laporan yang tidak diperlukan untuk menjalankan pekerjaan mereka.

Aplikasi dan peranti lunak akuntansi

Peranti lunak pengolah kata (word processing) dan lembar kerja elektronik (electronic spreadsheet) adalah contoh aplikasi yang digunakan dalam SIA.Interaksi antara sistem informasi akuntansi dan seorang pengguna terutama terdiri atas: pencatatan kejadian sering klai menggunakan formulir dilayar monitor, pengentrian informasi tentang pemasok pelanggan karyawan dan produk, pencetakan dokumen seperti pesanan pembelian dan faktur penjualan, pelaksanaan permintaan informasi khusus untuk suatu maksud.

Peran akuntan dalam hubungannya dengan SIA

Terdapat empat peran dimana akuntan menggunakan teknologi informasi sebagai: pengguna, manajer, konsultan dan evaluator, dan penyedia jasa akuntansi dan perpajakan. Berikut adalah penejelasannya:

1.      Akuntan sebagai pengguna

Para akuntan dan manajer keuangan menggunakan sistem akuntansi untuk semua fungsi seperti menyusun laporan eksternal, menangani transaksi rutin dan lain-lain.

2.      Akuntan sebagai manajer

Para manajer bertanggung jawab mengatur karyawan dan sumber daya untul membantu suatu organisasi dalam mencapai tujuan nya.

Direktur keuangan dan kontroler adalah anggota-anggota penting dari tim perencanaan strategis dalam suatu organisasi. Oleh karena para akuntan memahami isi dari laporan laporan yang dihasilkan oleh SIA, mereka dapat menginterprestasikan laporan yang disusun untuk berbagai jenis pengguna.

3.      Akuntan sebagai konsultan

Akuntan yang sudah berpengalaman dapat menyediakan jasa konsultasi dibanyak bidang, termasuk sistem informasi, perencanaan keuangan peorangan, akuntansi internasional, akuntansi lingkungan dan akuntansi forensik.

Konsultan-konsultan akuntanis telah merespon tantangan ini dengan mengkhususkan diri dalam industri tertentu, mengkhususkan diri dalam peranti lunak akutansi dari satu atau dua pemasok, dan memfokuskan diri mereka atau staf mereka menjadi konsultan penuh waktu.

4.      Akuntan sebagai eveluator

Akuntan menyediakan bermacam jasa evaluasi yang berfokus atau bergantung pada sistem informasi akuntansi. Disini akan dilihat akuntan sebagai seorang auditor internal, auditor eksternal dan penyedia jasa assurance.

-Auditor internal, yaitu mengevaluasi berbagai unit didalam suatu organisasi untuk menentukan apakah unit itu telah mencapai misinya secara efisiens dan efektif. Contoh nya mereka akan menilai seberapa baik departemen jasa komputer merespon kebutuhan dari pengguna atau mengetahui apakan retur penjualan pelanggan selalu dipertanggung jawabkan dengan tepat.

-Auditor eksternal, Perusahaan membayar kantor akuntan publik untuk mengaudit laporan keuangan mereka untuk memenuhi ketentuan hukum dan untuk menambahkan kredibilitas atas laporan keuangan mereka. Dalam proses audit laporan keuangan, auditor harus mengevaluasi keandalan dari sistem informasi yang digunakan untuk menyusun laporan keuangan.

-Peran evaluatif  laiinya, para akuntan memperluas peran mereka sebagai evaluator dengan menyediakan berbagai macam jasa assurance. Contohnya sebuah kantor akuntan mungkin memberikan keyakinan kepada pemberi pinjaman bahwa perusahaan tidak melanggar bagian mana pun dari perjanjian pinjaman yang biasanya kompleks.

5.      Akuntan sebagai penyedia jasa akuntansi dan perpajakan

Para pengguna, manajer, konsultan, pendesain, evaluator dan penyedia jasa telah ada diprofesi akuntansi dalam jangka waktu yang sangat lama. Sebgaimana telah dijelaskan sebelumnya, perbaikan didalam sistem informasi akuntansi dan teknologi telah mempengaruhi sifat dari peran-peran ini. Para akuntan harus selalu mengikuti perkembangan teknologi informasi jika mereka ingin menambahkan nilai pada peran-peran mereka. Akuntan menggunakan peranti lunak akuntansi guna menyusun laporan keuangan untuk klien-klien kecil dan peranti lunak perpajakan guna memberikan jasa perpajakan untuk klien-klien mereka.

II.PROSES BISNIS DAN DATA SIA

PROSES DAN KEJADIAN BISNIS

Proses bisnis adalah suatu kumpulan aktivitas atau pekerjaan terstruktur yang saling terkait untuk menyelesaikan suatu masalah tertentu atau yang menghasilkan produk atau layanan (demi meraih tujuan tertentu).

Proses bisnis dapat menjadi 3 siklus transaksi utama:

1. Siklus perolehan/pembelian, yaitu mengacu pada proses pembelian barang dan jasa.
2. Siklus konversi, yaitu mengacu pada proses mungubah sumber daya yang diperoleh menjadi barang-barang dan jasa.
3. Siklus pendapatan, yaitu mengacupada proses menyediakan barang dan jasa untuk para pelanggan.

Siklus pendapatan

1.Merespon permintaan informasi dari pelanggan, permintaan informasi pelanggan bisa ditangani oleh seorang tenaga penjualan. Dibeberapa industri seperti komputer dan peranti lunak produk-produknya bersifat kompleks.

2.Membuat perjanjian dengan para pelanggan untuk menyediakan barang dan jasa dimasa mendatang, contoh nya pesanan pelanggan untuk produk atau jasa serta kontrak antara perusahaan dengan pelanggan untuk penyerahan barang atau jasa dimasa depan.

3.Menyediakan jasa atau mengirim barang kepelanggan, fungsi ini sangat penting dalam proses pendapatan. Untuk jasa, karyawan kuncinya adalah para penyedia jasa.

4.Menagih pelanggan, dalam hal ini perusahaan mengakui klaimnya terhadap pelanggan dengan mencatat piutang dan menaggih pelanggan.

5.Melakukan penagihan uang, pada suatu waktu dalam siklus pendapatan, uang tunai ditagih dari pelanggan.

6.Menyetorkan uang kas kebank, pihak-pihak yang terlibat disiniadalah kasir dan bank.

7.Menyusun laporan, beraneka jenis laporan mungkin dibuat untuk siklus pendapatnya misalnya mencangkup daftar pesanan, daftar pengiriman, dan daftar penerimaan kas.

Siklus pemerolehan

Siklus pemerolehan kebanyakan mencangkup operasi seperti berikut ini:

1.Mendiskusikan dengan para pemasok, sebelum melakukan pembelian perusahaan dapat menghubungi beberapa pemasok untuk memperoleh pemahaman tentang barang dan jasa yang tersedia, berserta harga nya.

2.Memproses permintaan, dokumen permintaan yang meminta barang/jasa mungkin pertama kali disiapkan oleh karyawan dan disetujui oleh supervisor. Permintaan pembelian ini kemudian digunakan oleh departemen pembelian untuk menempatkan pesanan ke pemasok.

3.Membuat perjanjian dengan pemasok untuk membeli barang atau jasa dimasa mendatang, perjanjian ini meliputi pesanan pembelian serta kontrak dengan  para pemasok.

4.Menerima barang atau jasa dari pemasok, perusahaan perlu memastikan bahwa barang0barang tersebut benar-benar diterima dalam kondisi yang baik. Departemen penerima menerima barang dan menyampaikan nya ke departement penerima.

5.Mengakui klaim atas barang dan jasa yang diterima, setelah barang diterima pemasok mengirim sebuah faktur, jika faktur tagihan nya akurat departement utang usaha mencatat faktur tersebut.

6.Memilih faktur-faktur yang akan dibayar, perusahan memilih faktur yang akan segera dibayar berdasarkan jadwal, biasa nya dilakukan secara mingguan.

7.Menulis cek, setelah faktur dipilih untuk pembayaran cek ditulis dan ditanda tangani serta dikirim kepemasok.

PENGIDENTIFIKASIAN KEJADIAN DALAM PROSES BISNIS

Akuntansi pada dasarnya adalah suatu sistem informasi dan sangat penting bagi para akuntan untuk mengetahui bagaimana sistem informasi beroperasi.

Para akuntan harus terbiasa dengan proses bisnis sebelum mereka dapat mengevaluasi atau mendesain satu sistem informasi akuntansi. Kami telah melihat bahwa suatu pengetahuan tentang dasar-dasar siklus pendapatan dan pemerolehan dapat menyediakan suatu titik awal untuk mengumpulkan data tentang proses-proses perusahaan.

Pedoman mengakui kejadian

Pedoman 1: kenali kejadian pertama dalam suatu proses ketika seseorang atau suatu departement dalam sebuah organisasi menjadi bertanggung jawab terhadap suatu aktifitas.

Pedoman 2: abaikan aktifitas yang tidak memerlukan keikutsertaan agen internal.

Pedoman 3: kenali suatu kejadian baru ketika tanggung jawab dipindahkan dari satu agen internal ke agen internal lainnya.

Pedoman 4: kenali kejadian baru ketika suatu proses sudah disela/diinteruosi dan dilanjutkan kemudian oleh agen internal yang sama. Setelah interupsi, seseornag diluar organisasi atau proses itu mungkin memulai proses tersebut. Sebagai alternatif, proses itu dapat dilanjutkan pada suatu waktu yang telah dijadwalkan.

Pedoman 5: Gunakan satu nama kejadian dan uraian yang mencerminkan sifat umum dari kejadian itu.

PENGORGANISASIAN DATA DALAM SIA

SIA merekam data tentang berbagai kejadian seperti perjanjian dengan para pelanggan , barang atau jasa yang disediankan kepada pelanggan, jumlah terutang dari para pelanggan dan pembayaran oleh para pelanggan. Sistem manual yang digunakan untuk pengorganisasian dalam SIA terkomputerisasi modern.

Sistem manual untuk siklus pendapatan dan buku besar

Pembahasan singkat dan berfokus pada organisasi informasi dalam SIA manual:

• Kejadian yang mempengaruhi buku besar. yaitu berupa kejadian menerima dan mencatat pesanan penjualan, pengiriman, pembuatan pesanan pembelian, dan menerima kas. Hanya sebagian dari kejadian tersebut dicatat dalam jurnal dan dipindahkan kebuku besar.
• Pengorganisasian data dengan menggunakan dokumen sumber, jurnal dan buku besar. Dalam SIA manual yang tradisional, informasi tentang kejadian bisnis pertama ditangkap dalam dokumen sumber. Pesanan penjualan, slip pengemasan, dan faktur adalah contoh-contoh dokumen sumber.

Untuk mencari saldo pelanggan kita harus menempatkan dokumen sumebr relevan yang mendeskripsikan penjualan dan pembayaran untuk pelanggan tertentu, sejumlah besar dokumen sumber dan dokumen ini disusun secara berurutan berdasarkan tanggal, maka sistem manual mengatasinya dengan menggunakan buku besar pembantu untuk mengorganisasikan informasi mengenai berbagai entitas seperti pelanggan pemasok atau produk.

Arsip dalam SIA yang terkomputerisasi

Bagian ini menunjukan bagaimana data diorganisasikan dalam SIA yang terkomputerisasi. Maka file-file yang diperlukan untuk memahami bagaimana data diorganisasikan dalam suatu sistem yang terkomputerisasi yaitu berupa:

• Entity(entitas) adalah subjek tertentu tentang informasi apa yang disimpan misalnya pelanggan karyawan, dan pesanan penjualan.
• Field adalah adalah satu unit data yang mengenai satu entitas misalnya nama karyawan dan nama pelanggan.
• Record adalah seperangkat field yang saling berkaitan dari satu entitas, contoh nya catatan dari arsip seorang karyawan dapat berisi field-field seperti nama_keluarga, nama_depan, dan tarif_gaji.
• File adalah seperangkat record yang saling berkaitan contohnya sebuah arsip karyawan berisi record untuk setiap karyawan dalam organisasi.
• Transaction file adalah file transaksi yangmenyimpan informasi tentang kejadian. Contohnya sebuah file transaksi berisi informasi seperti tanggal pesanan, pelanggan yang menempatkan pesanan dan nilai uang penjualan.
• Master file adalah file induk yang berisi informasi mengenai entitas dari kejadian. File induk berisi dua jenis informasi yaitu data acuan dan data ringkas.
• Reference data(data acuan) berberapa field dalam master field berisi data acuan yang menguraikan entitas, data acuan bersifat permanen. Contoh nya seperti nama produk, nama pelanggan, dan alamat adalah contoh field yang berisi data acuan.
• Reference field(field acuan) yaitu field yang berisi data acuan diidentifikasikan sebagai field acuan.
• Summary data (data ringkasan) data ringkasan meringkas transaksi-transaksi masa lalu.contohnya file persedian bisa berisi field kuantitas ditangan.
• Summary field(field ringkasan) field yang berisi data ringkasan diidentifikasikan sebagai field ringkasan.

Jenis-jen is file dan data

Dua jenis data yang penting adalah file induk dan file transaksi. Dalam mempelajari SIA seseorang perlu memperhatikan file induk dan file transaksi yang mendukung proses bisnis tertentu.

File induk

File induk memiliki ciri-ciri sebgai berikut:

• File induk menyimpan data yang relatif permanen mengenai agen-agen eksternal, agen-egen internal atau barang dan jasa. Contoh nya mencangkup file persediaan, file pelanggan, dan file karyawan.
• File induk tidak menyediakan perincian mengenai transaksi-transaksi individual.
• Data yang disimpan dapat memiliki karakteristik sebagai data acuan maupun data ringkasan.
• Barang/jasa, diperoleh, dibuat atau dijual selama kejadian dalam siklus pemerolehan dan pendapatan organisasi. File induk tentang barang-barang dan jasa pada umumnya mencangkup data acuan dan data ringkasan.
• Agen eksternal, adalah orang-orang atau unit organisasi yang berada diluar perusahaan. Contohnya pelanggan, pemasok dan bank.
• Agen internal, adalah orang-orang atau unit organisasi yang bertanggung jawab atas berbagai kejadian didalam suatu proses bisnis.

File transaksi

Jenis file data kedua yang juga penting adalah file transaksi. File transaksi memiliki ciri-ciri sebagai berikut:

• File transaksi menyimpan data tentang kejadian. Contoh nya yaitu kejadian pesanan, pengiriman, dan penagihan kas.
• File transaksi biasanya mencakup suatu field untuk tanggal transaksi.
• File transaksi biasanya mencakup informasi kuantitas dan harga, misalnya kuantitas barang yang dipesan.

Hubungan antara file transaksi dan file induk

Kedua file ini bekerja sama unutk untuk mencatat informasi tentang suatu pesanan, misalnya file pesanan memberikan tanggal bahwa pesanan nomor 01000011 telah diterima, kemudian mempelajari bagaiman pelanggan membuat pesanan, selanjutnya mengetahui barang apa yang dipesan, lalu untuk memperoleh nama penulis, judul dan harga barang yang dipesan.

Manfaat pemisahaan informasi kedalam record induk dan transaksi

Sebagaimana telah disebutkan sebelumnya terlihat bahwa catatan (record) transaksi mempunyai dua karakteristik umum yaitu tanggal dan kuantitas yang harus dimasukkan, serta acuan yang harus dibuat pada agen dan barang atau jasa yang terlibat dalam transaksi. Acuan pada entitas-entitas ini dibuat hanya dengan mencatat, dalam record transaksi, nomor identifikasi entitas(misalnya pelanggan dan produk).

Pemahaman mengenai bagaiman file induk dan transaksi bekerja sama adalah penting untuk meneliti suatu aplikasi akuntansi dan harus dicapai dalam konteks proses bisnis yang sedang dipelajari.

Kejadian dan aktivitas

Memahami kejadian merupakan langkah awal yang penting dalam memahami suatu proses bisnis. Sebagian dari aktivitas ini adalah bagian dari suatu proses fisik, contoh nya salah satu dari aktivitas dalam “kejadian pengambilan” terdiri dari menempatkan barang-barang yang diambil dari sebuah kotak sebelum memberikan kepada departemen pengiriman. Pada bagian ini akan menjelaskan tiga  jenis aktifitas yang akan membantu dalam memahami SIA yaitu: pencatatan kejadian, pembaruan dan pemeliharaan file.

Pencatatan

Pencatatan mengacu pada penyiapan dokumen sumber dan atau penyimpanan data kejadian dalam file transaksi. Sering kali suatu dokumen dibuat pada permulaan ataupun akhir dari suatu sesi pencatatatn. Pada SIA yang berlaku sekarang, data dapat secara langsung dimasukan kesatu atau lebih file transaksi disuatu sistem, dan komputer lalu mencetak suatu dokumen sumber yang mungkin kemudian digunakan dalam proses misalnya slip pengambilan, dicetak selama proses pencatatan pesanan.

Pembauran

Istilah pembauran mengacu pada tindakan mengubah data ikhtisar disuatu file induk untuk mencerminkan pengaruh dari kejadian. Contohnya setelah pejualan persediaan, field jumlah_barang_di_gudang diperbarui dengan mengurangi saldo nya.

Pemeliharaan file

Aktifitas pemeliharaan file menangkap dan mengorganisasikan data acuan tentang file induk. Aktifitas ini mencakup menambahkan record induk, mengubah data acuan didalam record induk dan menghapus records induk.

III.MENDOKUMENTASIKAN SISTEM AKUNTANSI

Disini akan dijelaskan tentang mengorganisasi informasi tentang proses bisnis dalam bentuk grafis yang mudah dipahami dan memahami paparan grafis yang telah dikembangkan oleh pihak lain.

Proses pembuatan diagram sistem mempunyai banyak manfaat. Untuk para akuntan dalam peranannya sebagai evaluator sistem dan sebagai auditor, diagram aktivitas memberikan cara yang lebih sistematis untuk menganalisis proses-prosesyang terjadi dalam perusahaan.

Dengan demikian digram seperti itu menawarkan suatu cara yang efektif untuk mengomunikasikan informasi tentang proses bisnis dan sistem akuntansi kepada para pemakai.

Diagram akitivitas UML

Ada beberapa teknik untuk mendokumentasikan dokumen bisnis didalam buku teks ini, digunakan unfied modeling language (UML), suatu bahasa yang digunakan untuk menentukan, memvisualisasikan, membangun dan mendokumentasikan suatu sistem informasi. UML dikembangkan sebagai suatu alat untuk analisis dan desain berorientasi objek oleh grady booch, jim rumbaugh dan ivar jacobson.

Diagram aktivitas UML dan peta mempunyai beberapa karakteristik umum yang membuatnya bermanfaat:

• Baik peta maupun diagram aktivitas menyediakan representasi informasi grafis yang lebih mudah dipahami dibandingkan dengan uraian naratif
• Peta menggunakan lambang standar untuk menyampaikan informasi misalnya kejadian, agen, dokumen dan file.
• Peta dan diagram aktivitas dibuat oleh ahlinya tetapi dapat dibaca oleh para pemakai dengan sedikit pelatihan.
• Baik peta maupun diagram aktifitas dapat menyediakan gambaran tingkat tinggi, seperti halnya juga yang tingkat rendah.

Overview activity diagram dan diagram detailed activity

Diagram aktivitas diorganisasikan menjadi dua jenis yaitu:

• Overview diagram menyajikan suatu pandangan tingkat tinggi dari proses bisnis dengan mendokumentasikan kejadian-kejadian penting, urutan kejadian-kejadian ini dan aliran informasi antar kejadian.
• Detailed diagram sama dengan peta dari sebuah kota. Diagram ini menyediakan suatu penyajian yang lebih detail dari aktivitas yang berhubungan dengan satu atau dua kejadian yang ditunjukan pada overview diagram.

UML bersifat fleksibel dan memungkinkan diagram aktivitas untuk dibuat pada tingkat detail yang berbeda. UML adalah satu dari banyak pendekatan yang dapat digunakan untuk membuat model SIA.

Memahami overview activity diagram

Sebelum mengetahui bagaimana cara menggambar diagram akrivitas, kita harus mengetahui terlebih dahulu bagaimana cara membacanya.

Membuat overview activity diagram

Langkah1: Membaca uraian narasi dan mengidentifikasikan kejadian penting.

Langkah2: Membubuhi keterangan pada narasi agar lebih jelas menunjukan batasan kejadian dan nama-nama kejadian.

Langkah3: Menunjukan agen yang terlibat didalam proses bisnis dengan menggunakan swimlanes.

Langkah4: Membuat diagram untuk masing-masing kejadian.

Langkah5: Menggambar dokumen yang dibuat dan digunakan didalam proses bisnis.

Langkah6: Menggambar tabel (file) yang dibuat dan digunakan didalam proses bisnis.

Memahami detailed activity diagram

Pembahasan ini memperkenalkan detailed activity diagram. Detailed activity diagram menunjukan informasi mengenai aktifitas dalam suatu kejadian spesifik. Untuk membuat detailed diagram kita perlu untuk mengidentifikasikan aktivitas individu dalam setiap kejadian. Contohnya kejadian menerima pesanan.

Membuat detailed activity diagram

Simbol yang digunakan dalam detailed activity diagram dan overview activity diagram adalah sama. Perbedaan utama adalah bahwa segi empat panjang pada detailed activity diagram menunjukan aktivitas, bukan kejadian. Pedoman umum untuk kedua jenis diagram tersebut tidak diualang misalnya swimlane, dokumen, dan tabel.

Overview activity diagram dan detailed activity diagram

Berikut ini adalah dokumentasi diagram aktivitas UML yang disediakan:

• Anotasi narasi yang menunjukan kejadian dan aktivitas
• Tabel arus kerja
• Overview activity diagram untuk proses pendapatan
• Detailed activity diagram

IV.MENGIDENTIFIKASI RISIKO DAN PENGENDALIAN DALAM PROSES BISNIS

Pada bab ini membahas sasaran pengendalian internal penting dari suatu organisasi dan risiko tidak tercapainya sasaran ini. Bab ini akan mencejelaskan bagiamana seseorang dapat menentukan risiko-risiko ini dengan menggunakan konsep yang terkait dengan siklus transaksi, kejadian, aktivitas, dan file.

Pengendalian internal dan peran akuntan

Pengendalian internal adalah suatu proses, yang dipengaruhi oleh dewan direksi entitas, manajemen, dan personel lainnya yang dirancang untuk memberikan kepastian yang beralasan terkait dengan pencapaian sasaran kategori sebagai berikut : efektifitas dan efisiensi operasi, keandalan pelaporan keuangan dan ketaatan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku.

Pemahaman yang baik mengenai pengendalian internal penting bagi akuntan yang berperan sebagai manajer, pengguna, perancang, dan evaluator sistem akuntansi

• Tanggung jawab manajer atas pengendalian internal telah dibuat secara eksplisit diundang-undang sarbanes-oxley tahun 2002 dan standar no.2 public company accounting oversight board (PCAOB) standard no.2 mengharuskan manajemen untuk membuat sebuah pertanyaan yang menjelaskan dan menilai sistem pengendalian internal perusahaan.
• Pengguna juga harus memahami pengendalian internal perusahaan sehingga dapat diterapkan dengan tepat. Contoh  nya kebijakan manajemen mungkin mengharuskan bahwa detail faktur harus diverifikasi terhadap slip pengepakan dan pesanan pembelian (PO).
• Akuntan juga memiliki peran penting sebagai perancang prosedur pengendalian internal yang mendorong ketaatan terhadap peratursn dan sasaran perusahaan.
• Dalam perananya sebagai evaluator, auditor internal dan auditor eksternal harus memahami sistem pengendalian internal. Auditor internal memainkan peran penting dalam mengembangkan laporan manajemen yang menilai pengendalian internal, saat ini diharuskan oleh standar PCAOB no 2. Audit eksternal perlu memahami pengendalian internal sehingga menyusun atestasi atas pertanyaan manajemen mengenai pengendalian internal sebagaimana diharuskan oleh standar tersebut.

Kerangka kerja dalam mempelajari pengendalian internal: komponen dan sasaran pengendalian internal

Komponen pengendalian internal, terdapat 5 komponen pengendalian internal yang saling berkaitan yaitu: lingkungan pengendalian, penentuan risiko, aktifitas pengendalian, informasi dan komunikasi, dan pengawasan. Berikut adalah penjelasannya:

 1.Lingkungan pengendalian mengacu pada faktor-faktor umum yang menetapkan sifat organisasi dan mempengaruhi kesadaran karyawan terhadap pengendalian. Faktor-faktor ini meliputi integritas, nilai-nilai etika, serta filosofi dan gaya operasi manajemen.

2.Penentuan resiko adalah identifikasi dan analisis risiko yang mengganggu pencapaian sasaran pengendalian internal.

3.Aktifitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang dikembangkan oleh organisasi untuk menghadapi resiko. Aktivitas pengendalian meliputi penelaahan kinerja, pemisahan tugas, pengendalian aplikasi, dan pengendalian umum.

4.informasi dan komunikasi. Sistem informasi perusahaan merupakan kumpulan prosedur (otomatis dan manual) dan record yang dibuat untuk memuali, mencatat, memproses dan melaporkan kejadian pada proses entitas.

5.pengawasan. manajemen harus mengawasi pengendalian internal untuk memastikan bahwa pengendalian organisasi berfungsi sebagaimana dimaksudkan.

Sasaran pengendalian internal

1.Sasaran pelaksanaan. Pada siklus pendapatan, pelaksanaan mengacu pada penyerahan barang atau jasa serta penerimaan dan penanganan kas. Selanjutnya pelaksanaan mencakup aktivitas dimana perusahaan mengeluarkan persediaan dan atau menggunakan sumebr daya lainnya misalnya tenaga kerja dan peralatan.

2.Sasaran sistem informasi. Sasaran ini memfokuskan pada pencatatan, pembaruan, dan pelaporan informasi akuntansi. Data kejadian harus dicatat dengan tepat pada dokumen sumber dan dalam file transaksi.

3.Sasaran perlindungan aset. Fokus utama kita adalah pada sasaran pelaksanaan dan sistem informasi. Sasaran ini sesuai untuk teks ini karena relavan dengan fungsi sistem informasi akuntansi dan konsisten dengan fokus kita pada kejadian dan proses.

4.Sasaran kinerja. Dadaran ini memfokuskan pada pencapaian  kinerja yang memuaskan dari organisasi, orang, departemen, barang, atau jasa. Meskipun sasaran ini tercapai, sasaran  kinerja bisa saja tidak tercapai. Contoh nya pesanan pengiriman dan pengihan mungkin dilakukan dengan tepat, tetapi target penjualan mungkin tidak tercapai.

Penentuan risiko

Dalam menidentifikasikan risiko dan pengendalian dalam proses bisnis kita harus menentukan terlebihdahulu jenis sasaran kemudian deskripsi sasaran.

Penentuan risiko pelaksanaan: Siklus pendapatan

Bagian ini memberikan pedoman untuk menidentifikasikan risiko pelaksanaan pada siklus  pendapatan. Risiko pelaksanaan mencakup risiko tidak tepatnya pelaksanaan transaksi.

Risiko pelaksanaan yang umum untuk dua transaksi siklus pendapatan adalah sebagai berikut:

1.Penyerahan barang dan jasa:

-Diperbolehkannya penjualan atau layanan jasa yang tidak terotorisasi.

-Penjualan atau layanan jasa yang terotorisasi tidak terjadi, terlambat atau digandakan tanpa disengaja.

-Jenis barang atau jasa salah.

-Kuantitas atau kualitas salah.

-Pelanggan atau alamat salah.

2.Penerimaan kas:

-Kas tidak diterima atau terlambat diterima.

-Jumlah kas yang diterima salah.

Lima langkah yang bermanfaat dalam pemahaman dan penentuan risiko pelaksanaan:

Langkah1: Dapatkan pemahaman mengenai proses organisasi.

Langkah2: Identifikasikan barang atau jasa yang diberikan dan kas yang diterima yang tergolong berisiko.

Langkah3: Nyatakan kembali setiap risiko umum untuk menjelaskan risiko pelaksanaan dengan lebih tepat untuk proses tertentu yang dipelajari.

Langkah4: Beri penilaian terhadap signifikansi risiko-risiko yang tersisa.

Langkah5: Untuk risiko yang signifikan, identifikasi kan faktor-faktor yang berkontribusi terhadap resiko.

Penetuan risiko pelaksanaan: Siklus pemerolehan

Dibagian sebelumnya dijelaskan pedoman untuk menilai risiko pelaksanaan pada siklus pendapatan, sedangkan bagian ini akan menjelskan risiko pelaksanaan pada siklus pemerolehan.

Berikut adalah langkah-langkah proses penggajian untuk menidentifikasikan risko nya:

Langkah1: Dapatkan pemahaman mengenai proses organisasi.

Langkah2: Identifikasikan barang atau jasa yang disediakan dan kas yang diterima yang tergolong berisiko.

Langkah3: Nyatakan kembali setiap risko yang bersifat umum untuk menjelaskan risiko pelaksanaan dengan lebih tepat untuk proses tertentu yang dipelajari. Keluarkan setiap risiko yang tidak relevan atau jelas-jelas tidak material.

Langkah4: Berikan penilaian atas signifikansi risiko-risiko yang tersisa.

Langkah5: Untuk risiko yang signifikan, identifikasikan faktor-faktor yang berkontribusi terhadap risiko.

Penelitian risiko sistem informasi

Karena sistem informasi mencatat transaksi perusahaan, sistem informasi tidak lepas dari risiko pelaksanaan. Bagian ini menstrukturkan risiko sistem informasi menjadi dua kategori yaitu: pencatatan risiko dan pembaruan risiko.

Mengidentifikasikan risiko dan pengendalian proses bisnis dalam proses penggajian:

Kejadian 1: Memberikan penuggasan

Kejadian 2: Melakukan tugas yang diberikan

Kejadian 3: Mencatat waktu datang

Kejadian 4: Mencatat waktu pulang

Kejadian 5: Menyiapkan gaji

Kejadian 6: Menyetujui gaji

Kejadian 7: Mencetak cek gaji

Kejadian 8: Menandatangani cek

Kejadian 9: Mendistribusikan cek gaji

Pencatatan risiko

Pencatatan risiko menyatakan risiko yang tidak tangkap informasi kejadian secara akurat dalam sistem informasi organisasi. Sebagai contoh jika catatan penjualan memiliki identifikasi pelanggan yang salah, pelanggan yang sebenarnya tidak mendapat tagihan, dan perusahaan mungkin tidak dibayar atas penjualan tersebut. Pada siklis pemerolehan, pencatatan kesalahan dapat mengakibatkan kelebihan pembayaran atau kehilangan kredit karena gagal bayar.

Memperbarui risiko

Pembaruan risiko adalah risiko bahwa field ringkasan dalam catatan induk tidak diperbarui dengan tepat. Memperbarui kesalahan bisa jadi sangat mahal, misalnya pesanan bisa ditolak karena jumlah persediaan dilaporkan sudah habis, padahal persediaan sebenarnya masih ada.

Bagian ini menjelaskan bagaimana mengidentifikasikan serta mendokumentasikan pencatatan dan memperbarui risiko serta secara sistematis pada SIA.

3 langkah bermanfaat dalam mengidentifikasikan risiko-risiko pencatatan:

• Langkah1 dapatkan pemahaman mengenai proses yang dipelajari.
• Langkah2 tinjaulah kejadian tersebut dan identifikasikanlah kejadia-kejadian diamana data dicatat didokumen sumber atau pada file transaksi.
• Langkah3 untuk setiap kejadian dimana data dicatat didokumen sumber atau record transaction, perhatikan risiko pencatatan yang bersifat umum sebelumnya.

Mengidentifikasikan risiko pembaruan

Dibagian ini diberikan pedoman untuk mengidentifikasikan risiko-risiko pembaruan. Adapun langkah-langkahnya yaitu:

• Identifikasikanlah risiko-risiko pencatatan. Langkah ini diperlukan karena kesalahan dalam mencatat informasi  difile transaksi dapat mengakibatkan pengguanaan informasi yang tidak akurat untuk memperbarui field ringkasan.
• Identifikasikanlah kejadian-kejadian yang mencakup aktifitas pembaruan. Jenis file induk yang dapat diperbarui akibat dari transaksi meliputi: persediaan, ajsa dan agen.
• Untuk setiap kejadian dimana file induk diperbarui, perhatikan risiko-risiko pembaruan umum sebelumnya.

Pencatatan dan pembaruan sistem buku besar

Beberapa kejadian memiliki signifikansi akuntansi keuangan secara langsung, sedangkan beberapa lainnya tidak. Kejadian yang memerlukan pembaruan terhadap akun-akun buku besar. Ini diperlukan untuk mencatat kejadian-kejadian seperti itu pada saat terjadinya dengan suatu cara yang memfasilitasi pembaruan selanjutnya yang diperlukan terhadap buku besar. Field akun buku besar dapat ditambahkan pada file transaksi dan file induk.

Risiko dalam mencatat dan memperbarui informasi pada sistem buku besar

Salah satu risiko adalah bahwa akun buku besar salah dicatat dan bahwa jumlah debit atau kredit salah. Juga terdapat risiko bahwa record induk buku besar mungkin tidak diperbarui sama sekali, terlambat diperbarui atau diperbarui dua kali. Selain itu, record induk buku besar yang salah dapat telah diperbarui dan proses memperbarui mengandung kesalahan yang mengakibatkan kesalahan memperbarui saldo.

Risiko pengendalian

Setelah risiko kerugian atau kesalahan yang signifikan telah diidentifikasi, evaluator harus memerhatikan cara-cara untuk mengendalikan risiko. Dibanyak kasus, perusahaan meminta bantuan akuntan, auditor eksternal, atau auditor internal untk mengevaluasi pengendalian dan meminta pendapat pengendalian tambahan jika diperlukan.

Aktivitas pengendalian

Dibagian ini akan dibahas komponen ketiga pengendalian internal yaitu aktivitas pengendalian secara lebih mendalam.

Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang dikembangkan oleh organisasi untuk menghadapi risiko dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Aktivitas ini bisa dibuat manual atau otomatis dan bisa diterapkan diberbagai tingkat didalam organisasi. Terdapat empat jenis pengendalian yaitu pengendalian arus kerja, pengendalian input, pengendalian umum dan penelahaan kinerja.

Pengendalian arus kerja

1.Pemisah tugas

Pemisahan tugas antaragen internal merupakan konsep ini dalam mendesain aktivitas pengendalian internal. Biasanya agar kecurangan terjadi ketika karyawan memerlukan akses keaset maupun kemampuan untuk menyembunyikan kecurangan dalam record organisasi. Misalnya kasir dapat mengambil kas dan menyembunyikan nya dengan membuang nota penjualan. Untuk mencegah masalah seperti ini, organisasi dapat mengupayakan pemisahan otorisasi kejadian, pelaksanaan kejadian, pencatatan data kejadian dan pengamanan sumber daya yang berhubungan dengan kejadian.

2.Penggunaan informasi mengenai kerjadian sebelumnya untuk mengendalikan aktivitas

Informasi mengenai kejadian sebelumnya dapat berasal dari dokumen atau record komputer. Pertama kita bahas informmasi dari dokumen.

 -Informasi dari dokumen: nota  penjualan yang disiapkan selama kejadian “menerima pesanan” digunakan untuk mengotorisasikan kejadian “menyiapkan makanan”. Sebagai contoh meskipun karyawan yang sama menerima pesanan dan memasak makanan, informasi dari pesanan tersebut akan membantu mengendalikan kesalahan pada kejadian memasak.

-Informasi file komputer: kita telahmelihat bahwa seseorang dapat menggunakan dokumen dari kejadian terdahulu untuk mengendalikan kejadian berikutnya. Contoh nya yaitu, data ringkasan file induk bisa diperiksa untuk mengotorisasi kejadian misalnya ketika penumpang membeli tiket, jumlah kursi dapat diperbarui difile induk penerbangan. Contoh lain record transaksi juga bisa membantu mengendalikan kejadian. Seseorang karyawan bisa memeriksa record pembelian dan penerimaan dikomputer untuk menyetujui faktur pembayaran.

3.Ururtan kejadian yang diharuskan

Dibanyak kasus, organisasi memiliki kebijakan yang mengharuskan suatu proses untuk mengikuti urutan tertentu. Misalnya seorang dokter mungkin mengharuskan pengumpulan informasi asuransi sebelum memeriksa pasien. Informasi ini mengurangi risiko tidak mendapatkan penggantian biaya atas jasa nya.

4.Menindaklanjuti kejadian

Organisasi harus memiliki cara otomatis atau manual untuk menelaah transaksi yang belum disimpulkan. Berikut ini beberapa contoh kejadian yang mungkin memerlukan tindak lanjut:

-Pesanan pelanggan yang belum dipenuhi

-Faktur penjualan yang sudah jatuh tempo

-Permintaan yang menunggu untuk disetujui

-Jasa yang disediakan tetapi belum selesai (misalnya, pekerjaan, percetakan, pekerjaan, perbaiakan, dan audit)

5.Dokumen bernomor urut

Memberi nomor urut pada dokumen memberikan peluang untuk mengendalikan kejadian. Dokumen bernomor urut dibuat selama satu kejadian dipertanggung jawabkan dikeajdian berikutnya. Memeriksa urutan dokumen bernomor dapat membantu memastikan bahwa seluruh kejadian dilaksanankan dan dicatat dengan tepat.

6.Pencatatan agen internal yang bertanggung jawab atas kejadian dalam suatu  proses

Agen internal ditunjuk sebagai penanggung jawab sebagian besar kejadian. Misalnya pelayan bertanggung jawab untuk menerima pesanan pelanggan dan memberi harga pada nota penjualan. Staf dapur bertanggung jawab untuk memasak dengan benar dan tepat waktu, dan kasir bertanggung jawab untuk menerima jumlah kas yang benar.

7.Pembatasan akses ke aset dan informasi

Cara penting untuk memproteksi aset, sperti kas, persediaan, peralatan dan data adalah membatasi akese hanya untuk karyawan yang memerlukannya untuk mengerjakan tugas yagn diberikan. Untuk membatasi akses kepadanya, aset fisik disimpan dilokasi yang aman. Misalnya gudang hanya terbuka untuk karyawan yang mengambil, mengirim dan menerima brang.

8.Rekonsiliasi catatan dengan bukti fisik aset

Aktivitas rekonsiliasi digunakan oleh organisasi untuk memastikan bahwa kejadian dan data file induk yang tercatat sesuai dengan aset yang sebenarnya. Rekonsiliasi berbeda dengan penggunaan dokumen untuk mengendalikan kejadian dalam dua cara penting:

-Rekonsiliasi lebih umum dari pada pemerikasaan sederhana atau perbandingan dokumen yang menunjukan kejadian-kejadian individu. Rekonsiliasi biasanua mencakup data mengenai banyak kejadian.

-Rekonsiliasi terjadi setelah kejadian dilaksanakan dan dicatat. Sebagaimana telah disebutkan sebelumnya, dokumen digunakan untuk memulai kejadian.

Penelaahan kinerja

Penelaahan kinerja mengukur kinerja dengan membandingkan data aktual dengan anggaran, proyeksi atau data periode lalu. Penelaahan kinerja meliputi analisis data (kemungkinan dari banyak periode), indentifikasi masalah, dan pengambilan tindakan perbaikan.

Contoh penelaahan kinerja adalah sebagai berikut:

-Manajer pemasaran menelaah penjualan berbagai macam produk untuk menentukan produk mana yang dihentikan.

-CEO ingin menentukan keberhasilan wakil direktur yang bertanggung jawab atas penjualan internasional.

-Secara periodik, manajer kredit memeriksa laporan daftar akun-akun yang jatuh tempo sehingga keputusan dapat dibuat terkait dengan upaya  penagihan kredit seperti apa yang harus diambil.

-Manajer kredit memeriksa bahwa akun akun yang tidak tertagih berada dalam batas yang wajar dan merevisi kebijakan kredit jika diperlukan.

-Petugas pembelian menggunkan laporan periodik untuk menentukan apakah perusahaan harus menghentikan pemesanan dari pemasok dimana retur pembeliannya tinggi.

Record induk dan penelaahan kinerja. Penelahaan kinerja dan aktivitas pemeliharaan file saling berkaitan dalam dua cara. Pertama, angka-angka standar dan anggaran (data acuan) biasanya dicatat selama aktivitas pemeliharaan file di record induk. Kedua, data ringkasann yang disimpan direcord induk sering kali digunakan untuk menerapkan tindakan perbaikan.

Sebagai contoh, akun penjualan yang dicatat difile buku besar dapat mencakup 12 field untuk anggaran penjualan satu bulan.

Field ringkasan direcord induk juga dapat membantu dalam menelaah kinerja. Misalnya kita dapat menyimpan informasi mengenai retur pembelian pada record setiap pemasok.